Checklist para enviar una nota de prensa

Además de escribir una nota de prensa con un contenido interesante para el periodista, es importante que sepas cómo hacerle llegar esa información. Con esta checklist para enviar una nota de prensa verás los puntos que debes tener en cuenta a la hora de enviar el email para mejorar la tasa de apertura, ya que los periodistas reciben cientos de notas de prensa al día. A partir de hoy podrás mejorar tus resultados a la hora de dirigirte a los periodistas. Pero antes de mencionar los puntos, te recordamos que en este post te contábamos cómo escribir una nota de prensa y su estructura. 

Puntos que tener en cuenta para que el periodista abra el email:

• Remitente. Humaniza tu envío. Es recomendable que aparezca el nombre de una persona como remitente de ese correo electrónico. Así que ya sabes, nada de poner “El equipo de [MARCA]”. Si quieres incluir tu marca en el remitente, es mejor indicarlo así “Sergio Flecha de Real Marketing y Comunicación”. 

• Asunto. Aquí ya debes indicar que se trata de una nota de prensa para que el periodista lo tenga claro y, seguido a esa indicación, irá el titular. Si pones un asunto al estilo email publicitario, tendrás menos aperturas. El formato sería: “NP_Real lanza un nuevo servicio de consultoría digital”.
• Preview o primeras líneas. Si tu herramienta de envío te lo permite, puedes explicar en una frase qué va a encontrar el periodista dentro de ese email. 

Detalles del cuerpo de email para que el periodista siga leyendo 

1. Saludo personalizado. Si tienes una base de datos que incluya el campo de nombre y tu plataforma de envío te lo permite, añade su nombre en el saludo para personalizar el cuerpo de email. Este saludo también debe ir en el tono más adecuado para la personalidad de tu marca. Un ejemplo formal podría ser “Estimado/a [NOMBRE PERIODISTA], mientras que algo más neutro sería “Buenos días, [NOMBRE PERIODISTA]” o bien “Hola, [NOMBRE PERIODISTA]”. 
2. Párrafo de objetivo. Después de saludar, indica en un primer párrafo por qué le escribes añadiendo el titular de tu nota de prensa en negrita (el mismo que ya está en el asunto del email) y haz referencia a que envías la nota de prensa como archivo adjunto.  
3. Destacados o bullet points. Seguidamente, añade los dos o tres destacados de tu nota de prensa aquí, para que pueda hacerse una mejor idea de qué encontrará en la nota de prensa. 
4. Párrafo extra para descargables. Si el periodista puede descargar imágenes u otro material, puedes dejar indicado aquí cómo hacerlo (el link de descarga). 
5. Despedida. Cierra el email ofreciéndole tu ayuda si necesitase algo más de información. 
6. Opcional. Como norma general la nota de prensa se adjunta en el email en un formato editable (como Word) y se remite al periodista a este archivo. Sin embargo, muchas marcas añaden tras el cuerpo de email todo el contenido de la nota de prensa para que el periodista pueda echar un ojo rápido al contenido sin necesidad de abrir el adjunto. 
7. Darse baja. Cumple con la ley y añade al final la opción de que el periodista indique que no quiere recibir más emails de ese estilo. De hecho, cada vez más plataformas de envío cuentan con una plantilla que se añade al final del email para facilitarte la gestión de los “unsubscribe”. 

Otros detalles importantes al enviar una nota de prensa:

1. El peso. Recuerda que el email que envíes no debe pesar demasiado, en torno a un mega sería lo recomendable.  
2. Imagen en baja. Como el archivo en word no pesa demasiado, puedes añadir una imagen en baja resolución como ejemplo de las imágenes en alta resolución que puede descargar el periodista en el link de descarga de material extra.
3. Todo mediante links. Cada vez más plataformas facilitan que todo el contenido sea accesible mediante links (nota de prensa, imágenes, confirmación de asistencia en caso de tratarse de una invitación a un evento…). La principal utilidad de este formato es que te permite medir no solo la tasa de apertura de emails, sino la tasa de clicks en la información adjunta. Sin embargo, hay que tener en cuenta que un email no puede ser un circo de links de descargas porque puede extrañar al periodista o incluso que el sistema de correo electrónico lo identifique como spam.   

¿Crees que hay algún punto más importante que otro? ¿Los conocías todos? 

¿Añadirías algún aspecto más que revisar antes de enviar una nota de prensa? 

Te leemos en comentarios